Rendezvényszervezés A-Z

MIT IS NEVEZÜNK RENDEZVÉNYNEK?

Általában a rendezvény, egy a szervezett közösség keretein belül megtartott (esetenként szórakoztató jellegû) összejövetel.

A megrendelő szempontjából: A rendezvény alkalmi, széles körű gyűlés, időszakos összejövetel, előre megszervezett formában.

 Három alapvető dolgot minden rendezvényrôl elmondhatunk:

Előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetel.

Pontos definíciójaként tehát a rendezvény, egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem üzemszerű ismétlődéssel szervezett eseménysorozat, továbbá a folyamatos üzemeltetés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek során emberek egy csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi, kitüntetett jelleggel. 

A HIVATALOS RENDEZVÉNYEK TÖRTÉNETÉRŐL ... 

Az ókori Egyiptomban már rendeztek különböző ünnepségeket, amelyeket főleg vallási, illetve politikai okokból, vagy a fáraó tiszteletére készültek. Szinte egyidősek az első társadalmak, a kultúrák létrejöttével. Az első nagy rendezvényekre, a Római Birodalomban i.e.776-ban, az Olimpiai Játékok keretein belül került sor. A birodalomban sokszor volt ünnepség, gladiátorjáték, abból a célból, hogy összefogják a népet és feledtessék a rossz életkörülményeket

A középkorban és az újkor elején a hatalmi elit szervezett rendezvényeket, amelyek szigorú szabályok szerint zajlottak. Az uralkodó rendezvényeiért az udvarnok volt a felelős. Az ünnepségek célja részben a hatalom üzenete volta népnek, részben az ország presztízsének növelése. Magyarországon a barokk korban a főurak vadászatokat, lakomákat, családi ünnepségeket rendeztek. A reformkorban, az emberek folyamatosan keresték egymás társaságát a színházi előadásokon, kirándulásokon, egyletekben, szabadtéri eseményeken, magánházakban.

A XIX-XX. század fordulóján kiállításokat, bemutatókat tartottak, fellendült a sportélet. Az egyik legjelentősebb rendezvény az 1896-os milenniumi kiállítás volt, ahol már nem csak a kereskedelmi és gazdasági élet képviselői, hanem a hadügy, a haditengerészet és a főváros képviselői is jelen voltak.

Az üzleti rendezvények, az I. Világháború után, de főleg a II. Világháborút követően az Amerikai Egyesült Államokban kezdődtek. A háború utáni első években Közép-Eutópában és Kelet-Európában a rendezvények a pártrendezvényekre és a központi állami hatalom összejöveteleire, szakkiállításra és konferenciára korlátozódtak. Később újra voltak koncertek, előadások, bálok, vállalati bemutatók, kiállítások, állami fogadások. A Magyarországon zajló politikai- és gazdasági rendszer változása a rendezvényszervezést is forradalmasították, a rendezvények fontossága megnőtt.

A RENDEZVÉNYEK TÍPUSAIRÓL ...

A. Hivatalos rendezvények

1. Konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló, problémamegoldó ülés. A kongresszusnál kisebb létszámú és rövid időtartamú. Nagyobb konferenciák esetében, gondoskodnunk kell a meghívottak szállodai elhelyezéséről és a konferencia-vacsoráról is. Nemzetközi konferencia esetében a résztvevők legalább három, de inkább jóval több országból érkeznek, ezért a tolmácsokról gondoskodni kell. A résztvevők száma dönti el azt, hogy hány ülésteremre, illetve szállodai szobára lesz szükség. Gondoskodni kell úgynevezett hölgyprogramokról is. A házigazda legyen magas rangú személy. A konferenciára a résztvevők egyénileg fizetik be a részvételi díjat.

2. Kongresszus: egy politikai, szakmai, kulturális, vallási stb. csoport több száz vagy akár ezer képviselőjének rendszeres találkozási formája. Csak a szervezet tagjai vehetnek részt rajta. Általában egyetlen téma megvitatására hívják össze, meghatározott gyakorisággal rendezik. A nemzetközi kongresszusok zömében igen formálisak, általában évente üléseznek.

3. Corporate meeting (Testületi ülés): a létszáma 50 fő alatt van. Tolmács nem szükséges. A résztvevőket VIP (Very Important Person: különösen fontos/különleges elbánásban részesülő személy) bánásmódban kell részesíteni. A helyszín csendes környezetben legyen, a feszített munkatempó, szabadidős programok szükségesek. A résztvevők kis létszáma, de a VIP jelleg miatt is, a szokásosnál többet kell törődnünk a biztonsági feltételekkel.

4. Ülés, meeting: közepes nagyságú összejövetel. A kis létszámú elnökség és a hallgatóság egymással szemben ül, a témákhoz jelentkezés alapján lehet hozzászólni. Ülés szervezhető meghatározott időközönként, de alkalmi jelleggel is.

5. Tréning: kisebb-nagyobb csoportok számára szervezett oktatás, továbbképzés. Intenzív munkaülésnek számít, hasonlít a konferenciára, egyre gyakrabban kerül rá sor.

6. Sajtótájékoztató: tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, vállalati évfordulók, kitüntetés vagy csupán a nagyobb nyilvánosságnak, vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás esetén híják össze a sajtó képviselőit. Több országból érkező újságíró meghívása esetén sajtóértekezletről, sajtókonferenciáról beszélünk.

7. Kiállítás: az eladás ösztönzésének egyik módja, amely lehet vásár, kiállítás, szakkiállítás, szalon, expo és szak-világkiállítás.

B. Étkezéssel egybekötött rendezvények

1. Bankett, fogadás, állófogadás: a fogadás valamilyen esemény ünneplése, vagy valamely magas rangú vendég tiszteletére vendéglátással összekapcsolt összejövetel. A bankett ehhez hasonló, amely lehet ünnepi lakoma, díszebéd, díszvacsora. Az állófogadás a legelterjedtebb rendezvénytípus: az enni- és innivalót a büféasztalon helyezzük el, minden ételt állva kell fogyasztani. Az előkészületei hasonlóak a koktélparti előkészületeihez, de itt legalább másfél négyzetméter alapterületet kell biztosítani fejenként. A pohárköszöntőt mindig a házigazda mondja, utána a fővendég, ehhez állómikrofont és dobogót kell biztosítani.

2. Buffet-dinner: az úgynevezett ültetéses álló rendezvényeken, a buffet-dinner alkalmával a teremben a büféasztalon kívül annyi asztalt kell megteríteni ülésrend nélkül, ahány vendég visszaigazolta a részvételt. A fejenkénti minimális alapterület két négyzetméter. A házigazda asztalához ültetendő vendégeket egyenként kell odakísérni. Legtöbbször zenét is biztosítani kell és háttérműsort is kell szervezni.

3. Koktélparti: ezen a társas összejövetelen köttetnek az új üzleti kapcsolatok és ismeretségek. Az étkezés visszafogott, elegáns. A szükséges alapterület fejenként másfél négyzetméter, de a légköbméter figyelembe vételével alacsony helyiségbe kevesebb személyt hívunk meg.

4. Egy pohár pezsgő: kiállítás megnyitásának, szerződés aláírásának, szoboravatásnak, kitüntetés átadásának a szerves része.

C. Egyéb rendezvények

Ankét: tanácskozás, értekezlet, vitaülés

Bál: nagyobb szabású, általában szervezett, rendszerint

Táncmulatság

Bemutató: valaminek az első nyilvános előadása

Estély: az esti órákban rendezett, gyakran vacsorával és tánccal egybekötött ünnepélyes összejövetel, amit valakinek a tiszteletére adnak

Fesztivál: ünnepi játékok, ünnepi előadás sorozat, ünnepélyes seregszemle

Gála: díszes, ünnepélyes előadás, műsor

Parádé: látványos, fényűző, pompás ünnepség, felvonulás

Show: látványos, vegyes szórakoztató műsor

Tutorial: oktatási, konzultációs rendezvény

RENDEZVÉNYSZERVEZÉS ÉS A JOG ... 

A rendezvényszervezés hazai történetében jelentős hatással bírt az előkészítés és a rendezvénybiztosítás végrehajtására az ún. West-Balkán ügy (2011. január 15.). A tragikus esemény során, 3 fiatal nő lelte halálát egy budapesti szórakozóhely pánikszerű elhagyásakor. A történtek következtében szigorú szabályozást léptetett életbe a kormány, a 23/2011. (III.8.) Korm.sz. rendeletével. A szabályozás, a zárt térben 300 fő, szabadtéren 1000 fő együttes jelenlétében megtartott zenés- táncos rendezvények előkészítését és lebonyolítását szigorú feltételekhez köti, melyek teljesülése nélkül az engedélyezésre jogosult jegyző, a felelős szervezőnek, nem adhat ki rendezvénytartási engedélyt. 

Tehát, a szabadidős, szórakoztatú célú rendezvények körében bevezetett szigorú szabályozás lényegesen átírta a rendezvényszervező - és biztosító vállalkozások tevékenységét. Vállalkozásunk, igazodva a megrendelőink aktuális elvárásaihoz és a megváltozott jogi környezethez, teljeskörű előkészítését, engedélyeztetését és lebonyolítását is vállalja, az előzetes jegyzői engedélyhez kötött, illetve az anélkül is megtartható rendezvényeknek.

Az előkészítés és a lebonyolítás teljes időtartama alatt képzett, kultúrális rendezvényszervezőt (felelős szervezőt) biztosítunk a megrendelő részére.  A megbízó meghatalmazása alapján és nevében elvégezzük a létszámtól és rendezvénytípustól függő engedélyeztetést, beszerezzük a beléptetéshez és a megtartás során szükséges eszközöket, jelzéseket. Gondoskodunk a kijelölt helyszín díszítéséről, szükség szerint a büfészolgáltatásrtól, majd a takarításról és a helyreállításról is. A rendezvény ideje alatt a környezetvédelmi előírásoknak megfelelő hulladékgyűjtést és -kezelést folytatunk. 

A rendezvény megkezdését megelőző beléptetéstől, az utolsó vendég távozásáig a szükséges létszámú, kiképzett biztonsági őri állománnyal gondoskodunk a jelenlévők személy- és vagyonbiztonságáról.      

Azt gondoljuk, hogy a rendezvényszervezés olyan bizalmi területe a közösségi szolgáltatásoknak, melyet csak maximális precizitással szabad végezni, mindig szem előtt tartva a megrendelő igényeit és bizonyos esetekben a különösen hangsúlyos jogszabályokat.

Talán három fogalom kell,hogy leginkább jellemezze ezt a szolgáltatási területet:  

Diszkréció, precízitás és magas fokú szakmaiság.

Mi ezekhez az elvárásokhoz tartjuk magunkat...